Jak sprawnie obsłużyć pacjentów 39 poradni? Lubelski Sanitas zatrudnia cyfrowego asystenta

Obsługa tysięcy zapytań, próśb i rezerwacji każdego dnia to ogromne wyzwanie logistyczne. Mając pod swoimi skrzydłami niemal 40 różnych poradni, zarządcy lubelskiego Centrum Medycznego „Sanitas” doskonale wiedzą, że opieranie się wyłącznie na tradycyjnych telefonach to dziś za mało. Aby utrzymać standard kontaktu telefonicznego już od pierwszego kontaktu z pacjentem, placówka. wdrożyła oprogramowanie od EasyCall, dostawcy automatyzacji komunikacji i obsługi infolinii, uruchamiając asystenta, który zmienia jakość obsługi dzwoniących pacjentów.

Jak zapanować nad telefonicznym oblężeniem w przychodni?

Zarządzanie tak ogromnym organizmem medycznym jak Centrum Medyczne „Sanitas” to wyższa szkoła jazdy. Kalendarze lekarzy kilkudziesięciu specjalizacji żyją własnym, niezwykle dynamicznym życiem. Zamiast tracić kolejne telefony, przychodnia postanowiła wspomóc swój zespół sprawdzoną metodą.

Z pomocą przychodzi voicebot od EasyCall – inteligentny program, który błyskawicznie i bezbłędnie nawiguje pacjenta po dostępnych usługach. Taki voicebot medyczny natychmiast rozpoznaje najprostsze, powtarzalne zapytania. Dzięki temu codzienna obsługa pacjenta przez telefon przebiega bez zakłóceń, a personel rejestracji zyskuje przestrzeń do spokojnej rozmowy z osobami, które wymagają bardziej złożonej pomocy.

– W dużych centrach wielospecjalistycznych kalendarz lekarzy ulega ciągłym zmianom. Unowocześnienie pierwszej linii kontaktu pozwala sprawnie zarządzać tą ogromną skalą. Nasz voicebot medyczny potrafi komunikować się z pacjentem, umożliwiając szybkie zwolnienie terminu, na który czekają inni. – tłumaczy Leszek Moszczyński, COO w EasyCall.

Co zyskuje pacjent? Asystent telefoniczny w Centrum Medyczne „Sanitas” przy Okopowej

Wdrożenie oprogramowania w lublińskim “Sanitas” pokazuje, że dobrze zaplanowana wirtualna recepcja medyczna ułatwia dzwoniącym poruszanie się po tak rozbudowanej placówce. Zastosowanie asystenta głosowego wprowadza do codziennej pracy Centrum Medycznego kilka usprawnień:

• system gwarantuje, że sprawa pacjenta rusza do przodu natychmiast, bez względu na to, ile osób w tej samej sekundzie wybiera numer przychodni.
• asystent dzwoni, by przypomnieć o nadchodzących badaniach, dbając o to, by cenny czas lekarzy specjalistów był wykorzystany co do minuty.
• płynne wsparcie obszaru, jakim jest umawianie wizyt lekarskich, zdejmuje z barków personelu powtarzalne rezerwowanie dat w szpitalnym programie.

Dzięki temu najprostsze sprawy udaje się zamknąć już na wczesnym etapie, bez konieczności angażowania pracownika.

Ściana, której nie przebije żaden człowiek. Dlaczego największe przychodnie muszą się zmienić?

Dyrektorzy największych placówek w Polsce doskonale widzą, że rozbudowa tradycyjnej administracji ma swoje fizyczne i logistyczne granice. Nie da się w nieskończoność dostawiać kolejnych biurek i aparatów telefonicznych w recepcji, łudząc się, że w ten sposób zlikwiduje się kolejki dzwoniących. W pewnym momencie system oparty wyłącznie na ludziach po prostu się zatyka, a pracownicy toną w powtarzalnych zapytaniach.

Dlatego dobrze wdrożona automatyzacja rejestracji pacjentów to dziś absolutny fundament w tych placówkach medycznych, gdzie priorytetem jest autentyczny szacunek do czasu dzwoniącego. Placówki zaczynają rozumieć, że troska o zdrowie człowieka nie zaczyna się w gabinecie lekarskim, ale już w momencie, w którym chory ze stresem wybiera numer do przychodni.

Dla lubelskiej przychodni to kolejny dowód na bezkompromisowe podejście do jakości i komfortu obsługi. Placówka odważnie zrywa z modelem wiecznie zajętych linii, a dla pacjentów z całego regionu to po prostu ogromna ulga i pewność, że w kryzysowej sytuacji zostaną obsłużeni sprawnie i rzeczowo już w pierwszych sekundach od nawiązania połączenia.